常州市公安局

常公局〔2005〕257号

各辖市（区）局、分局、支队，市局机关各处室：

根据2000年8月国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》和市政府公文处理的有关规定，结合我局实际，市局制定了《常州市公安局公文处理办法》，现印发给你们，请认真学习掌握，本办法自2006年1月1日起施行。

                       常州市公安局

二OO五年十二月三十日

主题词：公文处理  办法  印发  通知

常州市公安局办公室              2005年12月30日印发

打印：崔燕雯         校对：李志刚       （共印10份）

常州市公安局公文处理办法

第一章  总    则

第一条  为提高我市公安机关公文处理工作效率和公文质量，加强公文审核工作，使文件材料处理工作规范化、制度化、科学化，根据国务院《国家行政机关公文处理办法》和市政府公文处理的有关规定，结合我局实际，制定本规定。

第二条  公安公文（包括电报）是公安机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条  公文处理是包括公文拟制、办理、管理、整理归档等在内的一系列衔接有序的工作。

第四条  公文处理应坚持实事求是、精简有效的原则，做到及时、准确、安全、保密，大力精简公文数量，积极推进办公自动化，提高公文处理的质量和效率。

第五条 市局办公室是我市公安机关行政公文处理工作的职能部门，并负责指导基层公安机关公文处理工作。市局政治部是我市公安机关党委公文处理工作的职能部门。

第六条 全市公安机关应高度重视公文处理工作，切实加强对本单位、本部门公文处理工作的组织和检查。各级公安机关办公室、秘书室（以下统称秘书部门）具体负责本单位、本部门公文处理工作，并认真贯彻落实本办法。秘书人员应具有较高的政治和业务素质，工作积极，作风严谨，遵守纪律，恪尽职守。

第二章  公文种类

第七条  我市公安机关党委公文种类主要有10类：

(一)决定

适用于对重要事项做出决策和安排。

(二)意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(三)通知

适用于发布规章，任免干部，传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，发布要求下级机关办理或者有关单位、部门共同执行、周知的事项。

(四)通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。

(五)报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问。

(六)请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

(七)批复

适用于答复下级机关的请示。

(八)规定

适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

(九)函

适用于机关之间商洽工作，询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

(十)会议纪要

适用于记载、传达党委会等会议主要精神和议定事项。

第八条 我市公安机关行政公文种类主要有11类：

（一）命令（令）

适用于依照有关法律公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，奖惩有关单位及人员。

(二)决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(三)通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

(四)通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位、部门周知或者执行的事项，任免人员。

(五)通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者重要情况。

(六)报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

(七)请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

(八)批复

适用于答复下级机关的请示事项。

(九)意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(十)函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十一）会议纪要

适用于记载、传达局长办公会、局务会等会议主要精神和议定事项。

常州市公安局内部传真电报、常州市公安局密码电报适用于急需发出的各种文书。使用电报发出的公文，一般不再印成文件下发。

《常公办通报》作为辅助性公文，适用于印发市局领导在各种会议上的讲话。

第三章  公文格式

第九条  公文一般由保密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、报送或者增发机关、印制版记等部分组成。

（一）涉密公文应在公文眉首部分右上角标明“绝密”、“机密”、“秘密”等密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应标明份数序号。

（二）紧急公文应根据紧急程度分别在公文眉首部分右上角标明“特急”、“急件”。其中电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（三）发文机关标识应使用发文机关全称或规范化简称；联合发文应将主办机关排列在前。

(四)发文字号应包括机关代字、年份、序号。联合行文只标明主办机关发文字号。下列7种行政公文发文字号由市局办公室统一编排：常公发、常公复、常公函、常公告、常公局、常公办、常公办通报。下列2种党委公文发文字号由市局政治部统一编排：公委发、常公委。

(五)上行文应注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应在附注处注明联系人姓名和电话。

(六)标题应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

(七)主送机关指公文的主要受理机关，应使用全称或者规范化简称、统称。

(八)公文如有附件，应在正文之后注明附件顺序和名称。

(九)公文除“会议纪要”外，应加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。临时机构需发文件并加盖公章的，要在印章处注明代印机关。

(十)成文日期以市局领导签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。

(十一)公文如有附注（需要说明的其他事项），应加括号标注。

(十二)公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。

(十三)报送或者增发机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应使用全称或者规范化简称、统称。报送或者增发应按上级机关、不相隶属机关、本级机关和下级机关的顺序排列。

(十四)印制版记由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。

(十五)文字从左至右横写、横排。

第十条  公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸根据实际需要确定。

第四章 行文规则

    第十一条  行文应确有需要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文则短。

第十二条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

遇有紧急重大情况确需越级行文的，必须同时报告市局领导并告知市局办公室。

第十三条  各支队、市局机关各处室可以相互行文和向下级条线业务部门行文。除市局办公室外，原则上不得对外正式行文和向各辖市（区）局、分局行文。

第十四条  各支队、市局机关各处室向上级业务主管部门或下级条线业务部门，各辖市（区）局、分局向当地党委、政府的重要行文，应同时报送市局，经局办公室视情转呈市局领导。

第十五条  各辖市（区）局、分局、支队，市局机关各处室召开会议需市局领导到会讲话的，应先征询市局领导同意后由会议召集单位组织草拟讲话稿，送市局办公室审核后转呈市局领导审定。

第五章  发文办理

第十六条  发文办理指以市公安局名义制发公文的过程，包括草拟、审稿、核稿、会签、签发、登记、校对、缮印、用印、分发等程序。

第十七条  草拟公文应做到：

（一）符合党的路线、方针、政策及国家法律、法规。

（二）全面地反映客观实际情况，完整、准确地体现领导的意图。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

（三）情况确实，观点明确，重点突出，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点符号正确，篇幅力求简短。

（四）公文的文种应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（五）拟制紧急文件，应体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（六）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。文内使用非规范性简称，应先用全称并注明简称。引用外文、国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文含义或规范的中文简称。日期应写明具体的年、月、日。

（七）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（八）应使用国家法定计量单位。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。

（十）拟制公文时，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办单位、部门应主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办单位、部门的主要负责人应出面协调，仍不能取得一致的，主办单位、部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关裁定。

第十八条  各辖市（区）局、分局、支队，市局机关各处室需呈报市局领导阅知或签发的文件材料，应先填写传阅单或者拟文单，交单位、部门负责人审稿签字后，将文稿连同电子文件一并送市局办公室文书室，由文书室确定密级和公文格式，送市局办公室分管主任审稿，后送市局办公室主任签注，最后呈送市局领导审阅和签发。对涉及法律、政策性较强的问题，应先送市局法制处审核把关；涉及公安队伍建设政策性较强的问题，应先送市局政治部审核把关；涉及公安经费、装备政策性较强的内容，应先送市局后勤管理处审核把关。文稿改动较大的，由承办单位、部门清稿，然后送市局办公室核稿。

市局办公室经核稿认为无须转呈市局领导审阅或签发的，在说明理由后，退回承办单位、部门或由市局办公室直接予以处理。

公文审核的重点是：

（一）是否需要行文。

（二）是否符合行文规则，涉及其他职能部门或市局其他单位职责的事项是否已协商，并有明确意见。

（三）是否与现行法律、法规、规章和政策相符，提出新的政策规定是否得当。

（四）公文内容、文字表述、公文种类使用、发文形式是否符合本办法的规定。

（五）公文的签批和报送是否符合规定的程序。

市局办公室对公文应及时核稿，对急件在1个工作日内、特急件在半个工作日内、一般件在3个工作日内提出核稿意见；长篇或多篇公文一起核稿的，不超过5个工作日。

第十九条  以市公安局名义制发的上行文或涉及面广的文件材料，由市局主要负责人或主持工作的负责人签发。以市公安局名义制发的下行文或平行文，由市局主要负责人或受其委托的其他负责人签发；涉及其他负责人分管工作的，应经有关负责人审阅同意后签发。签发人要签署姓名和日期。

第二十条  经市局领导审阅签发的文件材料，由承办单位、部门负责校对。如对文稿内容有疑问认为有改动必要的，应由核稿人报经签发人同意。除签发人同意外，任何单位和个人不得擅自改动。

第二十一条  以市公安局名义制发的文件材料由市局办公室文印室负责印制。需由市局办公室文印室印制的所有文件材料，必经市局领导或办公室主任、副主任审批同意，并注明印制数量。

第二十二条  需加盖市公安局或市局领导个人印章的文件材料，由市局办公室秘书室专门人员根据用印规定加盖。

第六章  收文办理

第二十三条  收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第二十四条  各单位、各部门应建立收文登记制度，指定专人统一签收、拆封、分类、登记、编号，对收到需要办理的公文应进行审核，制作办文单。审核的重点是：是否由本单位、本部门办理；是否符合行文规则；文件使用、公文格式是否规范等。对涉密公文要逐页查点，如有差错应立即查询。对急件要注明签收的具体时间。

各单位、各部门负责人参加会议或从其他渠道收到的文件材料，应交秘书部门或负责公文处理人员登记后办理。

收到上报的公文如不符合有关规定的，经单位、部门负责人批准后，可退回发文机关并说明理由。

第二十五条  市局机关公文分办工作由市局办公室负责。办公室文书室收到公文后，先送办公室主任审阅，然后按主任提出的拟办意见送市局领导签阅或分送主办单位、部门办理。

第二十六条  承办单位、部门收到交办的公文后，应按照公文事由或领导的要求及时办理，不得延误、推诿。除有明确时限要求或特殊情况外，一般公文应在7个工作日内办理完毕；对属于需要报上级机关审批的事项，应及时提出本单位、本部门的初步意见，在7个工作日内予以回复；对属于主办单位、部门会同相关部门办理的事项，主办单位、部门要抓紧会商，并在10个工作日内予以回复；对需要调查论证的事项，应先在7个工作日内予以答复，说明情况，同时认真组织调查论证，但上报结果不能超过25个工作日。凡需超过办理时限，主办单位、部门应预先说明理由。对不属于本单位、本部门职权范围或者不宜由本单位、本部门办理的，应及时向交办领导汇报或者退回交办的秘书部门，并说明理由。

第二十七条  审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期。其他审批人圈阅（需注明日期），应视为同意。没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第二十八条  送领导批示或者递交有关单位、部门办理的公文，秘书部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第七章  网上公文处理

第二十九条  网上公文处理应遵照如下规定：

（一）市局下发的各类文件材料通过OA系统发至各单位、各部门的文件管理员，由文件管理员负责办理。各单位、各部门应指定一名固定的文件管理员，分别于每天上午10时和下午5时两次按时进入系统收文，收文后及时转发本单位、本部门领导，不得误时。需要下载文件材料，需经本单位、本部门领导同意。下载的文件材料列入文书管理。

    （二）各单位、各部门需以市公安局名义制发的文件，应先由本单位、本部门拟稿、审稿，然后发送市局办公室文书室，由文书室送办公室分管主任、主任核稿签注后，再呈送市局领导签发，最后由文书室统一下发。不得直接将文件传送市局领导签发。

    （三）各单位、各部门上报市局公文材料一律发送市局办公室文书室，由文书室转呈。不得直接发送市局领导。

（四）各单位、各部门之间文件材料的传送和业务条线内部文件材料的上报、下发，均由秘书部门办理。

（五）市局所发的文件，各辖市（区）局、分局原则上不需归档。对直接针对某单位的文件，市局将发书面文件提供归档。

（六）涉密文件材料仍按原渠道办文，一律不得上网运行。

第八章  公文归档、销毁

第三十条 公文办理完毕后，应根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理、著录、归档。个人不得保存应当归档的公文。联合办理的公文，原件由主办机关整理、著录、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。

归档单位、部门每年需归档的文件，应按照市局档案处的要求办理移交。

第三十一条  各单位、各部门负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理、著录、归档。

第三十二条  整理、著录、归档是文书处理工作的最后一个环节，应做到：

（一）拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

（二）正确反映本单位、本部门的主要工作情况，要保证档案的真实、齐全、完整，便于保管和利用。

（三）归档范围应按市局有关档案管理办法规定的归档范围执行，并根据公文内容确定保管期限。

第三十三条  没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可以定期销毁。销毁涉密公文，应进行登记，由专人监销，保证不丢失、不漏销。

第九章  公文保密

第三十四条  公文处理必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密规定，遵守公安机关保密纪律，确保国家秘密和警务工作秘密的安全。凡泄密或出卖国家秘密和警务工作秘密公文的，依照相关法律、法规的规定进行处理。

第三十五条  公安涉密公文的密级按其内容及如泄密可能对党和国家利益造成危害的程度划分为“绝密”、“机密”、“秘密”。不公开发表又未标注密级的公文，按内部文件管理。

第三十六条  发文机关在拟制文件时，应根据公文的内容和工作需要，严格划分密与非密的界限；对于需要保密的公文，必须准确标注其密级。公文密级的变更和解除由发文机关或上级公安机关决定。

第十章  附    则

第三十七条  刑事司法、行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文按照外事管理部门的有关规定处理。

第三十八条  公文处理中涉及的电子文件按有关规定执行。

第三十九条  本办法由市局办公室负责解释。

第四十条  本办法自2006年1月1日起施行。本局其他有关行政机关公文处理的规定，凡与本办法不一致的，以本办法为准。

扫一扫在手机打开当前页